RGPD : une démarche qui a relancé les partenariats

RGPD : une démarche qui a relancé les partenariats

Catherine De La Boulaye, directrice déléguée groupe Grand Vision et Patrick Chevance, directeur de gestion chez Viamedis, s’expliquent sur l’impact et les conséquences de la mise en place du règlement européen sur la protection de données (RGPD) dans leurs réseaux respectifs.

Votre groupe a-t-il informé en temps et en heure son réseau des obligations relatives à la RGPD ? Par quelle voie ?

Catherine De La Boulaye : Dès mars 2018, nous avons informé à la fois nos collaborateurs en interne et notre réseau de franchisés, avec des supports d’information élaborés et des supports de formation dédiés aux uns comme aux autres. Cette démarche a été échelonnée dans le temps. Elle s’est effectuée par des communications internes ou par des mises à disposition d’outils d’e-learning interne sur notre plateforme de formation. Nous avons ainsi pu constater nominativement que ces informations étaient diffusées et consultées par les intéressés.

Patrick Chevance : Nous avons été sensibilisés sur ce point dès 2016 par notre service juridique. Un groupe projet a été mis en place ainsi qu’un comité projet en mai 2017. C’est toutefois en 2018 que le projet a véritablement décollé. Nous avons sensibilisé l’ensemble des équipes afin qu’elles prennent conscience de la mutation du changement a opérer. Un outil d’e-learning (serious game) a été mis à disposition pour que chaque collaborateur intègre à son rythme les évolutions nécessaires à son travail quotidien.

Parallèlement, en mai 2018, une information générale a été mise en ligne sur notre portail Viamedis.net, à disposition de tous les professionnels de santé, rappelant les grandes lignes des dispositions du règlement européen sur la protection de données et des implications relatives à la collecte de données personnelles, dans l’exercice des services du « tiers payant ».

Quel a été l’impact et les effets de cette information et de ses obligations nouvelles sur votre réseau ?

Catherine De La Boulaye : Nous avons mis en place, il y a plus d’un an, un comité de gouvernance de la protection de la donnée, permettant d’impliquer tous les acteurs de la société ayant à gérer, manipuler de la donnée client ou collaborateur. De nouveaux process ont été adoptés et notre société a donc pu répondre positivement aux nouvelles exigences liées au RGPD à compter du 25 mai dernier. Cette organisation ainsi mise en place depuis septembre 2017 en amont du nouveau règlement, avec l’aide d’un cabinet d’avocat expert en la matière a permis une transition progressive. Nous avons donc engagé une mise à jour de l’ensemble de nos supports d’information en direction de nos clients sur la gestion des données personnelles et notamment la procédure de consentement et réalisé des communications internes dédiées à nos collaborateurs. Le RGPD a, globalement amplifié nos obligations d’information tant vis-à-vis de nos clients que de nos salariés. Nous pouvons dire que nous avons amélioré l’existant, avec notamment la mise à jour de l’ensemble de nos sites web interne et externe.

Patrick Chevance : Viamedis s’est fait accompagné par un cabinet extérieur de consultants spécialisés, afin de déterminer les actions pour lesquelles Viamedis est responsable de traitement, celles pour lesquelles Viamedis est sous-traitant pour le compte de ses clients et enfin celles dont les professionnels de santé portent la responsabilité.

Le DPO désigné par Viamedis est en charge de la protection des données et de la surveillance des process pour être en totale conformité avec le RGPD.

Une refonte des conditions générales d’application des services de référencement et de tiers payant Viamedis (modalités d’application) a été effectuée pour se coordonner totalement avec les nouvelles obligations. Elle intègre toutes les informations utiles aux professionnels de santé pour les informer au mieux des obligations nouvelles de chacune des parties.

Ces nouvelles CGA vont prochainement être mises à la disposition des professionnels de santé pour une validation en ligne sur le portail Viamedis.net.

Quels en ont été les retours pour votre groupe à ce jour ?

Catherine De La Boulaye : Cette mise en œuvre du RGPD a éveillé la curiosité de nos clients, à laquelle nos collaborateurs en magasin ont pu répondre au visa des formations qu’ils ont pu réaliser. Cet éclairage dû au RGPD a permis d’expliciter à nos clients l’usage de leurs données au sein de notre société.

Au-delà de la date du 25 mai, nous sommes entrés dans une période de normalisation durant laquelle nous n’avons pas eu davantage de questions que celles qui nous étaient posées usuellement. Du fait de notre activité centrée sur la fourniture de dispositifs médicaux, nous avions déjà procédé à la création des mesures nécessaires à la protection de telles données.

Le RGPD a sans doute accru les process internes et les documentations de process interne. Nous avons repensé certains points de la structure existante afin de répondre au plus près aux exigences du RGPD. L’ensemble des acteurs de notre société (collaborateurs du siège, en magasin, nos partenaires franchisés) a été informé, et nous avons pu remarquer un vrai partenariat sur la mise en place des évolutions. De nombreuses attentes résident maintenant sur l’application de la loi dite CNIL3, les directives européennes et les directives à venir de la CNIL. C’est une matière en permanente évolution.

Patrick Chevance : Nous avons reçu quelques demandes de professionnels de santé qui nous ont sollicité pour savoir si Viamedis était en conformité avec le RGPD, et également pour connaitre le périmètre de leurs responsabilités, sans doute pour se rassurer et se sentir épaulés dans cette démarche nouvelle.

Mais en règle générale, Viamedis proche des professionnels de santé et dans son rôle de facilitateur à la pratique du tiers payant pour le compte de ses clients, veille à ce que les professionnels de santé puissent pratiquer le tiers payant en toute sérénité et en confiance dans le respect de la sécurité des données à caractère personnel collectées. Viamedis sera présent pour les accompagner dans cette démarche réglementée.

Propos recueillis par Jean-Jacques Cristofari

Cet article a été publié dans Actualité, Dossiers thématiques.